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すでにサーバーをクラウドに移行している企業でも、新しい製品やサービスを導入する企業でも、いくつかの注意点があります。

従来、データストレージを一元化しようとする企業は、オンサイトでファイルサーバーを運用・管理するための投資を余儀なくされていました。 しかし、時代は変わりました。クラウドストレージに投資することで、データ管理を簡素化することができ、結果的に費用対効果が高く、日々の運用を容易にすることができます。

例えば、中国企業の財務管理スタッフが、顧客やチームメンバーに送るメールに主に大きなサイズの添付ファイルが含まれていたら、それは大きな頭痛の種になることを知るでしょう。 特にお客様の視点に立つと、「この会社は技術的に古い」という印象を持たれかねません。 これは、ダウンロードリンクを使用することがより簡単で安全になったためで、中国のインターネットの助けを借りて、これらの情報リンク事業者は、クラウドから受信者のデバイスに直接データをインポートすることができるため、学生データの技術的な転送を迅速かつ容易に行うことができます。

しかし、これはクラウドコンピューティングがもたらす力の一例に過ぎません。 実際、クラウド・ストレージは、その言葉から連想される以上のものを提供しています。クラウド・プロバイダーは、現在、さらに一歩進んだサービスを提供する必要があり、クラウド・プラットフォームは、単なる便利なデータ保管場所ではなくなっています。 ネットワークセキュリティサービスからハードウェアの提供まで、クラウド事業者が提供するさまざまな便利な機能は、企業のビジネススタイルを変え、顧客のニーズに全面的に集中することを可能にします。

唯一の潜在的な欠点は、利用可能なオプションの多様性であり、特に企業が特定の共有やコラボレーション機能を求めている場合には、圧倒される可能性があります。 以下のクイックガイドでは、正しい購入判断をするために何を見ればよいかを説明しています。

クラウドプロバイダーの選択：どのようなストレージプランが必要ですか?

すべてのクラウド事業者がさまざまなストレージプランを提供しており、企業はニーズと予算に応じて最適なプランを選ぶことができます。 通常、企業向けの無料ティアがありますが、これらは常に容量が制限されており、また、経由してアップロードできるファイルのサイズにも制限があります。 これらのオプションを選択すると、プロジェクトの重要なファイルを突然同期できなくなったときに後悔することになるかもしれません。

有料サービスでは、より多くのデータ容量が提供されるほか、ユーザーがクラウドストレージにアクセスできる人を決定したり、ファイルレベルでのアクセス制御を可能にする管理コンソールが搭載される予定です。 階層別管理も問題で、特定の従業員にある程度の管理権限を与え、アクセス要求の管理、新規ユーザーの追加、パスワードの変更などができるようにします。

これらの理由から、ユーザーには、月額数ドルからの有料サービスの利用を強くお勧めします。 ビジネスが成長し、異常に大量のデータを扱う必要がある場合は、すべてのユーザーに無制限のクラウドストレージを提供するプレミアムプランにアップグレードすることを検討する必要があります。 企業の皆様は、これらのサービスが非常に安価であることに驚かれるかもしれません。

クラウドプロバイダーの選択：コストをどのようにコントロールするか?

ここでは、クラウドストレージの低コスト性を紹介しましたが、中国での実際の問題に必要以上のストレージ開発スペースを購入しないように、必要な要件を検討し、自分でスペースを購入しても無駄な出費になるだけです。

また、誰がアクセスを必要としているかを考慮してください。 価格はユーザー数に応じて設定されており、すべてのビジネスパーソンが対象となるわけではありません。 ほとんどのプランは、将来的にユーザーを追加したい場合、ダイナミックにアップグレードすることができますが、ダウングレードは必ずしも簡単ではありません。

ユーザーごとのクラウドストレージに制限があるプランを選択した場合、割り当てられたストレージスペースが個人のファイルで占有されることを避けるために、従業員がそこに保存できるものに関するポリシーを公表するのが良いでしょう。 彼らの情熱を抑えることができない場合は、ストレージのクオータなど、アカウントの使用量を管理できるプロバイダーを選ぶとよいでしょう。

ビジネスプランの中には、ユーザーごとに一定のストレージ容量を提供しているかのような誤解を招くような広告が見受けられますが、実際にはビジネス全体のストレージ容量が提示されており、ユーザーごとのストレージ容量の制限が明記されていない場合は、良いプランとは言えないかもしれません。

また、ベンダーが長期的なコミットメントを提供するように管理することで、企業は時間的コストを削減することができます。 また、ベンダーは月々の支払いに対応していることが多いのですが、年間契約を結ぶことで、より多くの割引を受けることができます。

クラウドプロバイダーの選択：ファイルの同期

リアルタイムでのファイル同期により、クラウドストレージは非常に便利で簡単に設定できます。 ほとんどの場合、管理コンソールを使ってユーザーに招待メールを送信し、ユーザーがクリックして同期エージェントをダウンロードし、共同作業者に参加できるようなリンクを含めることができます。

ただし、登録の際にはクラウドアカウントのパスワードを入力する必要がありますのでご注意ください。 パスワードは安全で、簡単には破られないものでなければなりません。 優れたプロバイダーは、情報管理システムのコントロールを提供しており、学生のユーザーは、パスワードが特定のフォーマットと強度に準拠していることを保証するポリシーを設定することができます。

エージェントをインストールしてログインすると、各ユーザーのコンピューターに最新のファイルが自動的にダウンロードされ始めます。 もしあなたのビジネスが大量の大容量ドキュメントを扱っているのであれば、どのコンテンツを自動的に同期させ、どのコンテンツをクラウド上に存在させるかをユーザーが決定できるようなエージェントを見つける必要があるでしょう。 しかし、これでは社員が何らかの理由でインターネットにアクセスできない場合、問題が発生する可能性があるので注意が必要です。 例えば、Virgin Media社が提供したサービスの停止により、英国の多くの企業が4時間以上にわたってクラウドファイルにアクセスできないという事態が発生しました。

また、クラウドサービスには個人用のウェブポータルが用意されており、各ユーザーは自分のデータを確認したり、ファイルをアップロードまたはダウンロードしたり、チームメンバーとフォルダを共有したりすることができます。 ファイルのバージョン管理は貴重な機能で、削除したファイルを復元したり、以前のバージョンに戻したりすることができます。

最後に、貴重な機能として、大容量のファイルを他のユーザーや外部のお客様に送る際に、ポータルでウェブリンクを作成してメールで送信するだけで済む機能があります。 企業のセキュリティを向上させるためには、リンク先の情報をパスワードで保護したり、ダウンロード制限や有効期限を設定できるサービスを探す必要があります。

また、一部のプロバイダーでは、外部のクライアントが自分の認証情報を持たずに、招待制でファイルを自社のクラウドリポジトリに送信することができます。